Audit des procédures d'achat et de la régularité des marchés (Accord-cadre et marchés à bons de commande)
Des procédures d'achat traçables, dont les pièces sont présentables à l'autorité de contrôle ou à un juge qui les demanderait.
En bref
- Résultat
- Des procédures d'achat traçables, dont les pièces sont présentables à l'autorité de contrôle ou à un juge qui les demanderait.
- Idéal pour
- Responsable de la commande publique, directeur général des services ou responsable du contrôle interne qui veut mesurer la régularité de ses marchés sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit par échantillon de marchés, avec les écarts constatés aux textes et à vos procédures internes, et un plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux dossiers d'un échantillon de marchés convenu, au guide interne de la commande publique, au profil d'acheteur et à la liste des marchés de l'année, et entretiens avec les acheteurs.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Avant un contrôle de la chambre régionale des comptes. Une intercommunalité apprend l'ouverture d'un contrôle de gestion. L'audit sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande relit un échantillon de vingt marchés, relève des estimations de besoin peu justifiées et des avenants mal tracés, et propose un plan d'actions que le service présente à la direction générale.
Nous auditons, sous l'angle du thème Accord-cadre et marchés à bons de commande, la façon dont vos marchés sont préparés, passés et suivis : estimation du besoin et choix de la procédure au regard des seuils, publicité, règlement de la consultation, analyse des offres, notification, exécution, avenants et paiement. Nous prélevons un échantillon de dossiers avec vous et relisons chaque pièce au regard du code de la commande publique, de vos délibérations de délégation et de vos procédures internes, en nous entretenant avec les gestionnaires achats.
Le rapport classe les écarts par gravité, désigne la pièce ou la pratique en cause et propose une action avec son responsable. Il est rédigé pour être traçable et présentable à l'autorité de contrôle. Il ne vaut pas avis juridique : la qualification d'une irrégularité, ses conséquences et la décision d'agir relèvent de votre service juridique ou de votre avocat.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Accord-cadre et marchés à bons de commande, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit par échantillon de marchés, avec écarts aux textes et aux procédures internes
- Grille de contrôle réutilisable par votre service pour ses revues internes
- Plan d'actions priorisé, présenté à la direction générale et au responsable de la commande publique
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : responsable de la commande publique, directeur général des services ou responsable du contrôle interne qui veut mesurer la régularité de ses marchés sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande. Prérequis de votre côté : accès aux dossiers d'un échantillon de marchés convenu, au guide interne de la commande publique, au profil d'acheteur et à la liste des marchés de l'année, et entretiens avec les acheteurs.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Avant un contrôle de la chambre régionale des comptes
Une intercommunalité apprend l'ouverture d'un contrôle de gestion. L'audit sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande relit un échantillon de vingt marchés, relève des estimations de besoin peu justifiées et des avenants mal tracés, et propose un plan d'actions que le service présente à la direction générale.
Fiabiliser le suivi des seuils et des avenants
Un département souhaite savoir si ses acheteurs additionnent correctement les besoins de même nature. L'audit sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande compare les pratiques de trois directions, relève leurs différences de méthode, puis propose une méthode commune de computation et un registre partagé des avenants, présentés au comité de direction.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Accord-cadre et marchés à bons de commande dans le secteur public, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, contrôle, audit interne ou revue externe, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à l'autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'audit d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Rédigez-vous notre règlement de la consultation ou notre CCAP ?
Non. Rédiger des clauses contractuelles ou donner une consultation juridique pour autrui relève des avocats et de votre service juridique, et nous ne le faisons pas. Sur le thème Accord-cadre et marchés à bons de commande, nous apportons la méthode, des trames, des grilles d'analyse, un calendrier et, avec vos services prescripteurs, la partie technique du dossier. Les pièces administratives et leur validité juridique restent arrêtées par votre service de la commande publique, ou par votre avocat. Nous indiquons dans le devis ce que nous produisons et ce que nous laissons à votre relecture juridique.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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