Déploiement d'un outil de relation aux usagers ou d'un logiciel métier (Communication avec les abonnés)

Déployer un outil de gestion de la relation aux usagers ou un logiciel métier (gestion des abonnés, portail de démarches, gestion d'activités, catalogue de médiathèque) se joue dans le paramétrage et l'appropriation, pas dans l'achat. Sur le thème Communication avec les abonnés, nous préparons l'installation, reprenons les données, définissons les profils d'accès et organisons la recette avec vos agents et encadrants des services concernés.

Nous vérifions que les écrans et les documents produits par l'outil respectent vos exigences d'accessibilité, et nous demandons à l'éditeur la déclaration d'accessibilité de son produit, qui engage l'éditeur et non Optédif. Le déploiement se termine par une période de suivi et un guide d'exploitation. Nous ne choisissons pas l'outil à votre place. L'objectif de concevoir des supports de communication avec Word guide les réglages et la prise en main par les utilisateurs.

Déroulé de la prestation

1. État des lieux

   Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre Communication avec les abonnés.

2. Plan par lots

   Chaque lot a ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la sécurité des systèmes d'information de votre organisation.

3. Préparation et tests

   Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage.

4. Bascule

   Mise en service pendant la fenêtre convenue, suivi renforcé, correction des écarts.

5. Stabilisation et passation

   Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.

• Outil paramétré, profils d'accès définis et données initiales reprises
• Cahier de recette et procès-verbal de recette signé par vos équipes
• Guide d'exploitation et plan de suivi des premières semaines

Format et charge : forfait, 10 à 30 jours. Idéal pour : directeur des systèmes d'information, responsable de la relation aux usagers ou responsable de service qui met en service un nouvel outil. Prérequis de votre côté : outil déjà choisi par la collectivité, accès à l'environnement de test, agents disponibles pour la recette.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.