Conseil en gouvernance des données personnelles, en records management et en archivage (Registre des traitements RGPD)
Des rôles clairs entre fonctions qui se renvoient souvent la question, et une trajectoire que la direction générale peut arbitrer.
En bref
- Résultat
- Des rôles clairs entre fonctions qui se renvoient souvent la question, et une trajectoire que la direction générale peut arbitrer.
- Idéal pour
- Directeur général adjoint, délégué à la protection des données ou responsable de la gestion documentaire qui doit organiser la gouvernance des données et des documents.
- Ce que vous obtenez
- Note de recommandations : gouvernance, rôles du délégué à la protection des données, de l'archiviste et de la direction des systèmes d'information, trajectoire et priorités.
- Prérequis de votre côté
- Organigramme, désignation du délégué à la protection des données, documents existants (registre, politique d'archivage), un atelier avec les directions.
- Durée et charge
- 6 à 15 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Répartir les rôles entre DPO, archiviste et DSI. Dans une intercommunalité, le délégué, l'archiviste et la direction des systèmes d'information traitent le thème Registre des traitements RGPD (règlement général sur la protection des données) chacun de leur côté. La mission décrit un circuit commun, des instances de décision et un calendrier partagé, présentés à la direction générale pour arbitrage.
Les données personnelles et les archives posent la même question à des services différents : qui décide de ce qui est collecté, conservé, partagé, éliminé ou versé. Sur le thème Registre des traitements RGPD, nous vous aidons à répartir ces rôles entre le délégué à la protection des données, l'archiviste, la direction des systèmes d'information et les directions métier, à partir de vos documents et de quelques entretiens, dans les services des collectivités et des administrations qui traitent des données personnelles et produisent des archives publiques, où le délégué à la protection des données, l'archiviste et la direction des systèmes d'information doivent travailler ensemble.
La note propose une gouvernance (instances, circuits de validation, indicateurs), une trajectoire par étapes et les priorités des douze prochains mois, avec pour fil conducteur l'objectif de structurer vos pratiques sur ce thème. Elle reste une base d'arbitrage pour la collectivité : l'analyse juridique et les décisions relèvent de votre service juridique et de vos instances, et nous ne donnons aucune instruction au délégué à la protection des données dans l'exercice de ses missions.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous reformulons la question à instruire, identifions les décideurs et les contraintes réglementaires et contractuelles, et fixons le calendrier.
Diagnostic
Entretiens, lecture documentaire et analyse des données disponibles sur le thème Registre des traitements RGPD pour établir une base factuelle partagée.
Scénarios
Nous construisons deux à quatre scénarios comparés sur les coûts, les risques, les délais et l'acceptabilité par votre direction, vos élus et vos partenaires.
Recommandation
La note argumente une trajectoire, avec ses étapes, ses responsables et ses points de contrôle, prête pour un comité de direction.
Appui à la décision
Nous présentons la note en instance et pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.
- Note de recommandations sur la gouvernance et les rôles
- Circuits de validation et instances de suivi proposés
- Trajectoire par étapes et priorités des douze mois suivants
Format et charge : forfait, 6 à 15 jours. Idéal pour : directeur général adjoint, délégué à la protection des données ou responsable de la gestion documentaire qui doit organiser la gouvernance des données et des documents. Prérequis de votre côté : organigramme, désignation du délégué à la protection des données, documents existants (registre, politique d'archivage), un atelier avec les directions.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Répartir les rôles entre DPO, archiviste et DSI
Dans une intercommunalité, le délégué, l'archiviste et la direction des systèmes d'information traitent le thème Registre des traitements RGPD chacun de leur côté. La mission décrit un circuit commun, des instances de décision et un calendrier partagé, présentés à la direction générale pour arbitrage.
Mutualiser la fonction entre communes membres
Une communauté de communes envisage de mutualiser la protection des données et l'archivage pour ses communes membres sur le thème Registre des traitements RGPD. Le conseil compare deux organisations, charge et moyens associés, et présente les hypothèses aux maires, avec le coût de chaque option et le calendrier de mise en place.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment se déroule une mission de conseil et que livrez-vous ?
La mission commence par un cadrage d'une à deux semaines, puis un diagnostic, la construction de scénarios comparés et une note de recommandations présentée en instance. La charge indicative est de 6 à 15 jours, format forfait. Le livrable sur le thème Registre des traitements RGPD est rédigé pour être lu par votre direction et par vos élus sans réinterprétation : chaque recommandation cite les exigences applicables, estime les coûts et les délais et désigne un responsable. Nous pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation donne à vos équipes les connaissances pour agir ; le conseil instruit une décision que vous devez prendre. Sur le thème Registre des traitements RGPD, la mission de conseil part de votre situation réelle, compare des options et recommande une trajectoire, là où la formation apporte des méthodes générales appliquées à vos cas. Le conseil éclaire la décision, sans la prendre à votre place ni engager votre responsabilité réglementaire. Lorsque la décision prise entraîne une évolution des pratiques, nous associons les deux dans un même plan, avec le même interlocuteur.
Accédez-vous à des données personnelles de la collectivité pendant une mission ?
Seulement si la mission l'exige, et autant que possible sur des données anonymisées ou fournies à titre d'exemple. Lorsque nous accédons à des données personnelles pour votre compte sur le thème Registre des traitements RGPD, un contrat conforme à l'article 28 du règlement général sur la protection des données fixe les instructions, la confidentialité, la sécurité, le recours à des sous-traitants ultérieurs et la restitution ou la suppression en fin de mission. Nous n'hébergeons pas de données de santé et nous restituons les livrables et les données dans des formats ouverts.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres déclinaisons de conseil sur le thème Registre des traitements RGPD
Les autres types de prestation sur le thème Registre des traitements RGPD
- Audit de conformité RGPD et du système d'archivage et de gestion documentaire (Registre des traitements RGPD)
- Rédaction de registres, d'analyses d'impact, de procédures et de plans de classement (Registre des traitements RGPD)
- Accompagnement du délégué à la protection des données et des archivistes (Registre des traitements RGPD)
- Tenir le registre des traitements RGPD
