PrestationDonnées personnelles, RGPD, archivageRéf. accompagnement-122956-equipe

Accompagnement & Coaching

Accompagnement d'une équipe sur un projet ou dans un service (OpenText™ Extended ECM for Government)

Une équipe qui tient ses engagements sur un projet à enjeu, avec un appui au moment où les difficultés apparaissent.

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Deux personnes discutant à un poste de travail devant un écran, vue sur la ville par les baies vitrées
  • 2 à 6 jours par mois, durée du projetcharge indicative
  • Récurrentformat
  • au devisdémarrage

En bref

Résultat
Une équipe qui tient ses engagements sur un projet à enjeu, avec un appui au moment où les difficultés apparaissent.
Idéal pour
Directeur de projet, chef de service ou encadrement d'une équipe engagée sur un projet à enjeu sur le thème OpenText™ Extended ECM (Enterprise Content Management, gestion de contenu) for Government.
Ce que vous obtenez
Revues régulières sur le projet ou le service, plan d'actions tenu à jour, bilan de fin, avec un livrable défini à chaque échéance.
Prérequis de votre côté
Projet ou service identifié, accès régulier, référent interne.
Durée et charge
2 à 6 jours par mois, durée du projet
Format
Récurrent
Mentor et responsable de service relisant ensemble un document, avec vue sur une place de ville par la fenêtre

Exemple de situation

Tenir un premier projet à enjeu. Une équipe prend en charge son premier projet à enjeu sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government. Un consultant participe aux points mensuels, relit les documents, traite avec l'équipe les difficultés relevées et remet un plan d'actions à jour à chaque revue ; le bilan de fin liste les pratiques installées.

Sur un projet à enjeu, les difficultés surviennent entre deux formations. L'accompagnement d'équipe place un consultant aux côtés de vos agents et encadrants des services concernés pendant la durée du projet sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government, dans les services des collectivités et des administrations qui traitent des données personnelles et produisent des archives publiques, où le délégué à la protection des données, l'archiviste et la direction des systèmes d'information doivent travailler ensemble.

Il participe aux points, relit les documents, observe les pratiques et traite les difficultés à chaud avec l'équipe, sous la responsabilité d'Optédif, avec un compte rendu et un plan d'actions remis à chaque échéance. Le bilan de fin capitalise pour le projet suivant. Optédif accompagne l'équipe sans se substituer à ses responsables : les décisions, les arrêtés et les signatures restent chez vous.

Déroulé de la prestation

  1. Cadrage

    Nous fixons l'objectif, les indicateurs de progression, le rythme des revues et le référent interne.

  2. Revues régulières

    Chaque mois, le consultant travaille avec l'équipe sur les situations réelles du moment liées au thème OpenText™ Extended ECM for Government, relit les documents et participe aux instances utiles.

  3. Coaching individuel

    Les responsables bénéficient de temps individuels pour préparer leurs décisions et leurs réunions.

  4. Mesure

    Les indicateurs convenus sont suivis d'une revue à l'autre et partagés avec la direction.

  5. Autonomie

    L'accompagnement s'arrête lorsque le référent tient seul les revues et que les indicateurs sont stables ; un bilan est remis.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.

  • Revues régulières sur le projet ou le service
  • Plan d'actions tenu à jour
  • Bilan de fin de projet

Format et charge : récurrent, 2 à 6 jours par mois, durée du projet. Idéal pour : directeur de projet, chef de service ou encadrement d'une équipe engagée sur un projet à enjeu sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government. Prérequis de votre côté : projet ou service identifié, accès régulier, référent interne.

Exemples d'usage

Une situation d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.

Tenir un premier projet à enjeu

Une équipe prend en charge son premier projet à enjeu sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government. Un consultant participe aux points mensuels, relit les documents, traite avec l'équipe les difficultés relevées et remet un plan d'actions à jour à chaque revue ; le bilan de fin liste les pratiques installées.

Questions fréquentes sur cette prestation

Combien de temps dure l'accompagnement et comment s'arrête-t-il ?

La charge indicative est de 2 à 6 jours par mois, durée du projet, format récurrent. L'objectif et les indicateurs sont fixés au cadrage ; l'accompagnement sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government s'arrête lorsque votre référent interne tient seul les revues et que les indicateurs sont stables, pas lorsque le budget est consommé. Un bilan est remis en fin de mission, avec les pratiques installées et les points de vigilance. Le nombre de jours par mois est révisable d'un trimestre à l'autre.

Quelle différence avec une formation sur ce thème ?

La formation donne les connaissances en quelques jours ; l'accompagnement fait changer les pratiques sur plusieurs mois, sur vos situations réelles. Sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government, nous recommandons l'accompagnement après une formation, un audit ou un écart, lorsque le sujet dépend des comportements et des routines plus que des documents. Les deux prestations se complètent : la formation ouvre, l'accompagnement installe. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus à la confidentialité des documents et des données qui leur sont confiés.

Accédez-vous à des données personnelles de la collectivité pendant une mission ?

Seulement si la mission l'exige, et autant que possible sur des données anonymisées ou fournies à titre d'exemple. Lorsque nous accédons à des données personnelles pour votre compte sur le thème OpenText™ Extended ECM for Government, un contrat conforme à l'article 28 du règlement général sur la protection des données fixe les instructions, la confidentialité, la sécurité, le recours à des sous-traitants ultérieurs et la restitution ou la suppression en fin de mission. Nous n'hébergeons pas de données de santé et nous restituons les livrables et les données dans des formats ouverts.

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Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.

Réponse sous 48 h ouvrées. * Champs obligatoires.

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