Audit des processus administratifs et du potentiel d'automatisation et d'IA (Microsoft Copilot)
Une vision objective des processus qui gagneraient à être automatisés ou assistés, et de ceux qui ne s'y prêtent pas.
En bref
- Résultat
- Une vision objective des processus qui gagneraient à être automatisés ou assistés, et de ceux qui ne s'y prêtent pas.
- Idéal pour
- Responsable de la modernisation et de la transformation publique, directeur des systèmes d'information ou chef de service qui veut savoir par où commencer.
- Ce que vous obtenez
- Cartographie des processus examinés, grille d'évaluation des opportunités et des risques, rapport d'audit et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Description des processus visés, volumes et délais constatés, accès aux outils actuels, entretiens avec les agents qui les pratiquent.
- Durée et charge
- 5 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Choisir les premiers processus à automatiser dans une commune. Une commune de taille moyenne veut automatiser ses processus, sur le thème Microsoft Copilot. L'audit, en six jours, observe cinq processus avec les agents, mesure les saisies répétées et classe les opportunités. Le rapport recommande un seul processus pour commencer et en écarte deux.
Nous auditons vos processus sous l'angle du thème Microsoft Copilot : étapes, acteurs, volumes, délais, saisies répétées, points de blocage, données manipulées, et usages de l'IA déjà présents, y compris ceux que des agents ont adoptés sans cadre. Nous interrogeons les agents et encadrants des services concernés et les agents qui pratiquent chaque processus, et nous observons le travail réel plutôt que la procédure écrite.
Le rapport évalue, pour chaque processus, l'intérêt d'une automatisation ou d'une assistance par l'IA, les risques (données personnelles, qualité des résultats, dépendance à un fournisseur) et les conditions d'une mise en œuvre sous le contrôle des agents. Il ne qualifie pas juridiquement les systèmes au regard du règlement européen, ce qui relève de votre service juridique. L'objectif de structurer vos pratiques sur ce thème oriente la priorisation.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Microsoft Copilot, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.
- Cartographie des processus examinés avec volumes et délais constatés
- Grille d'évaluation des opportunités d'automatisation et d'IA et des risques associés
- Plan d'actions priorisé présenté à la direction
Format et charge : forfait, 5 à 12 jours. Idéal pour : responsable de la modernisation et de la transformation publique, directeur des systèmes d'information ou chef de service qui veut savoir par où commencer. Prérequis de votre côté : description des processus visés, volumes et délais constatés, accès aux outils actuels, entretiens avec les agents qui les pratiquent.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Choisir les premiers processus à automatiser dans une commune
Une commune de taille moyenne veut automatiser ses processus, sur le thème Microsoft Copilot. L'audit, en six jours, observe cinq processus avec les agents, mesure les saisies répétées et classe les opportunités. Le rapport recommande un seul processus pour commencer et en écarte deux.
Faire le point sur les usages d'IA déjà présents
Un département découvre que des agents utilisent des assistants IA grand public, sur le thème Microsoft Copilot. L'audit recense les usages, les données saisies et les risques, puis propose un cadre provisoire et des priorités à la direction générale, avec les points à vérifier auprès du délégué à la protection des données.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Microsoft Copilot dans le secteur public, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, contrôle, audit interne ou revue externe, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Microsoft Copilot, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à l'autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'audit d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Que devons-nous faire pour le règlement européen sur l'IA, et quel est son calendrier ?
Nous ne rendons pas d'avis juridique : l'analyse de votre situation relève de votre service juridique ou de votre avocat. Sur le thème Microsoft Copilot, nous vous aidons à inventorier vos usages de l'IA, à repérer les systèmes à examiner avec eux (pratiques interdites, transparence, haut risque), à organiser la maîtrise de l'IA de vos agents et à tracer vos décisions. Le calendrier d'application du règlement a été aménagé par un règlement dit omnibus, en vigueur depuis juillet 2026 : nous le vérifions avec vous à la date de la mission.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres types de prestation sur le thème Microsoft Copilot
- Conseil en stratégie IA, en cadre d'usage et en choix de solutions (Microsoft Copilot)
- Conception de cas d'usage, d'assistants IA et de workflows dématérialisés (Microsoft Copilot)
- Déploiement d'assistants IA, de robots logiciels et de plateformes de workflow (Microsoft Copilot)
- Accompagnement des services dans l'adoption de l'IA et des outils d'automatisation (Microsoft Copilot)
- Formation Microsoft Copilot