Audit de l'organisation RH, de la paie et de la gestion statutaire (Démarche QVCT dans la fonction publique)
Une fonction RH décrite, tracée et présentable à l'autorité de contrôle, avec des priorités d'action claires.
En bref
- Résultat
- Une fonction RH décrite, tracée et présentable à l'autorité de contrôle, avec des priorités d'action claires.
- Idéal pour
- Directeur des ressources humaines ou directeur général des services qui veut objectiver le fonctionnement de sa fonction RH avant une réorganisation, un changement de logiciel ou un contrôle externe.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit qui décrit les circuits de gestion, la fiabilité des données et les écarts aux procédures internes et aux textes applicables, avec un plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Organigramme RH, procédures écrites, extractions anonymisées de paie et de carrière, disponibilité des gestionnaires pour des entretiens.
- Durée et charge
- 6 à 12 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Avant un contrôle de la chambre régionale des comptes. Une communauté d'agglomération sait que sa gestion du personnel sera examinée par la chambre régionale des comptes. L'audit, mené en huit jours sur le thème Démarche QVCT dans la fonction publique, décrit les circuits, relève les pièces manquantes dans les dossiers et classe les écarts. Le plan d'actions est présenté au directeur général des services.
Nous auditons votre organisation RH sous l'angle du thème Démarche QVCT dans la fonction publique : circuits entre recrutement, arrêtés, carrière et paie, tenue des dossiers individuels, calendrier des instances, déclarations sociales, rôle de chacun entre la direction, les gestionnaires et les encadrants. Nous partons de vos procédures, de dossiers pris par sondage et d'entretiens avec les responsables sécurité concernés, et nous les confrontons aux textes et aux règles que vous avez fixées.
Le rapport classe les écarts par gravité, indique les causes (information qui se perd, tâche sans propriétaire, outil mal paramétré) et propose des actions avec un responsable et une échéance. Il reste un audit de conseil : il ne vaut pas avis juridique et ne préjuge pas d'un contrôle. L'objectif de mettre en œuvre la démarche QVCT pour améliorer la qualité de vie au travail avec un traitement de texte structure la restitution, présentée à votre direction.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Démarche QVCT dans la fonction publique, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.
- Rapport d'audit avec écarts aux procédures internes et aux textes applicables, classés par gravité
- Cartographie des circuits entre recrutement, carrière, absences et paie
- Plan d'actions priorisé, présenté à la direction générale
Format et charge : forfait, 6 à 12 jours. Idéal pour : directeur des ressources humaines ou directeur général des services qui veut objectiver le fonctionnement de sa fonction RH avant une réorganisation, un changement de logiciel ou un contrôle externe. Prérequis de votre côté : organigramme RH, procédures écrites, extractions anonymisées de paie et de carrière, disponibilité des gestionnaires pour des entretiens.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Avant un contrôle de la chambre régionale des comptes
Une communauté d'agglomération sait que sa gestion du personnel sera examinée par la chambre régionale des comptes. L'audit, mené en huit jours sur le thème Démarche QVCT dans la fonction publique, décrit les circuits, relève les pièces manquantes dans les dossiers et classe les écarts. Le plan d'actions est présenté au directeur général des services.
Fiabiliser la chaîne carrière-paie d'une commune
Une commune constate des régularisations de paie récurrentes. L'audit du thème Démarche QVCT dans la fonction publique suit une vingtaine de situations de bout en bout, de l'arrêté à la paie, et repère les points où l'information se perd. Il en sort une cartographie des circuits et une liste d'actions confiées aux gestionnaires.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 6 à 12 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Démarche QVCT dans la fonction publique dans le secteur public, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, contrôle, audit interne ou revue externe, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Démarche QVCT dans la fonction publique, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à l'autorité de contrôle. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'audit d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Pouvez-vous établir la paie ou conduire une procédure disciplinaire à notre place ?
Non. Nous n'établissons pas les bulletins de paie, nous ne signons aucun acte et nous ne tranchons aucune question juridique : l'analyse d'une faute, d'un droit ou d'une sanction relève de l'autorité territoriale, de votre service juridique ou de votre avocat. Sur le thème Démarche QVCT dans la fonction publique, nous intervenons sur l'organisation, la méthode et les outils : cartographie des circuits, contrôles de cohérence, trames de procédure, tableaux de suivi. Nous ne représentons personne dans un contentieux. Une assistance technique éventuelle s'exerce sous la responsabilité d'Optédif, sur des livrables définis.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
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