Migrer les espaces de travail collaboratif

Ce niveau de migration et de changement de version sur le thème SharePoint s'adresse aux managers d'équipe dont l'outil, la version ou le référentiel évolue, dans les services des collectivités et des administrations qui traitent des données personnelles et produisent des archives publiques, où le délégué à la protection des données, l'archiviste et la direction des systèmes d'information doivent travailler ensemble. Il compare l'ancien et le nouveau, traite les cas de reprise et sécurise la période de transition, pendant laquelle les erreurs sont les plus fréquentes.

Programme en modules

Le programme de ce niveau 2.2 sur le thème SharePoint est organisé en 5 modules, ajustés avec vous avant la session à partir de vos documents et de vos situations de travail. À l'issue de la session, les participants sont capables de mettre en œuvre chaque module dans leur contexte, dans une administration, une collectivité ou un établissement public.

1. Module 1 : Migrer les espaces de travail collaboratif

   Ce qui change : comparaison de l'ancien et du nouveau, impacts sur vos documents et vos données.

2. Module 2 : Adapter le partage de documents

   Reprise d'un cas existant dans le nouvel outil ou le nouveau référentiel.

3. Module 3 : Migrer les bibliothèques d'informations

   Cas de transition : coexistence, contrôles et traçabilité pendant la bascule.

4. Module 4 : Adapter les flux de travail automatisés

   Procédure de migration pour l'équipe et points de vigilance.

5. Module 5 : Gérer la collaboration documentaire et la communication d'équipe

   Ce qui change : comparaison de l'ancien et du nouveau, impacts sur vos documents et vos données.

Public, prérequis et durée

Public : équipes qui changent d'outil, de version ou de référentiel sur le thème SharePoint. Prérequis : pratique du sujet avec l'outil ou le référentiel précédent ; positionnement par questionnaire. Durée : 1 à 2 jours, modulables en demi-journées pour respecter les rotations d'équipes et les périodes de forte charge de production. Groupe : de quatre à dix participants, par niveau homogène, après positionnement par questionnaire.

Modalités et financement

La formation SharePoint est délivrée sur mesure, en intra-entreprise, sur votre site, dans nos locaux à Lyon ou à distance en classe virtuelle pour les parties théoriques. La durée de cette formation est de 1 à 2 jours, modulable en demi-journées pour respecter les rotations d'équipes et les périodes de forte charge de production. Le programme définitif est établi avec vous à partir de vos objectifs, de vos documents et de vos situations de travail.

Nos actions de formation sont certifiées Qualiopi au titre des actions de formation et peuvent être financées par votre OPCO (opérateur de compétences). Chaque session se termine par une évaluation des acquis et une attestation détaillée, exploitable dans votre plan de développement des compétences et dans vos dossiers d'habilitation interne. Les formateurs sont des praticiens du secteur, tenus à la confidentialité des documents et des données qui leur sont confiés.

Déroulé d'une formation

1. Positionnement

   Un court questionnaire situe chaque participant et permet de constituer des groupes homogènes.

2. Programme

   Le programme est ajusté à vos objectifs, à vos documents et à vos cas réels lorsque la confidentialité le permet.

3. Session

   En intra-entreprise, sur votre site, dans nos locaux à Lyon ou à distance pour les parties théoriques, par journées ou demi-journées.

4. Évaluation des acquis

   Chaque session se termine par une évaluation et une attestation détaillée par participant.

5. Suite

   Un bilan vous est remis, avec les compléments possibles et, lorsque le sujet le justifie, la liste des organismes compétents pour un titre ou une certification officielle.