Déploiement ou migration d'une GED, d'un système d'archivage ou d'une suite collaborative (Archivage et gestion des archives publiques)

Nous organisons la mise en service ou la migration de l'outil du thème Archivage et gestion des archives publiques : plan de classement, droits d'accès, règles de conservation et de versement, journalisation, reprise et tri des documents existants, tests avec les documentalistes, bascule par service. Nous travaillons avec l'éditeur ou l'intégrateur que vous avez retenu, sans nous substituer à lui, sans recommandation commerciale.

Le choix de l'hébergeur, sa qualification éventuelle et l'analyse des conditions contractuelles restent décidés par votre direction des systèmes d'information et votre service juridique. Nous traçons chaque migration (volumes, documents écartés, anomalies), conservons les liens avec les règles de conservation pour que l'outil permette de sécuriser les archives pour garantir la confidentialité et la conformité réglementaire, et remettons un plan de suite pour les services suivants.

Déroulé de la prestation

1. État des lieux

   Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre Archivage et gestion des archives publiques.

2. Plan par lots

   Chaque lot a ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la sécurité des systèmes d'information de votre organisation.

3. Préparation et tests

   Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage.

4. Bascule

   Mise en service pendant la fenêtre convenue, suivi renforcé, correction des écarts.

5. Stabilisation et passation

   Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.

• Outil paramétré avec plan de classement, droits d'accès et durées de conservation
• Journal de reprise des documents avec volumes, rejets et anomalies
• Procédures et supports de prise en main par service

Format et charge : forfait, 10 à 30 jours. Idéal pour : responsable de la gestion documentaire, archiviste ou chef de projet numérique chargé de mettre en service ou de migrer un outil documentaire ou collaboratif. Prérequis de votre côté : outil et hébergement choisis par la collectivité, plan de classement ou arborescence existante, correspondants métier, accès à l'éditeur ou à l'intégrateur.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.