Rédaction de registres, d'analyses d'impact, de procédures et de plans de classement (Alfresco)
Des documents structurés, que vos services savent relire, compléter et présenter, au lieu de partir d'une page blanche.
En bref
- Résultat
- Des documents structurés, que vos services savent relire, compléter et présenter, au lieu de partir d'une page blanche.
- Idéal pour
- Délégué à la protection des données, archiviste ou responsable de la gestion documentaire qui doit produire ou refondre ses documents de référence.
- Ce que vous obtenez
- Registre ou analyse d'impact préparé, procédure ou plan de classement rédigé, avec trame de mise à jour et guide d'usage.
- Prérequis de votre côté
- Liste des services et des traitements, documents existants, correspondants dans les services, disponibilité du délégué à la protection des données pour relire.
- Durée et charge
- 8 à 20 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Constituer le registre d'une intercommunalité. Une intercommunalité n'a qu'un registre partiel sur le thème Alfresco. Nous organisons des entretiens avec douze services, rédigeons les fiches de traitement avec eux et laissons une trame de mise à jour que le délégué reprend chaque année pour suivre les changements d'activité des services.
Nous préparons avec vous les documents du thème Alfresco : fiches de traitement du registre, analyse d'impact selon la méthode de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), procédure de gestion des violations, plan de classement et tableau de gestion des documents. Chaque document est construit à partir de vos activités réelles, par entretiens avec les services, et testé sur un cas avant livraison.
Le responsable du traitement valide les documents, et le délégué à la protection des données rend son avis lorsqu'une analyse d'impact le prévoit. Nous fournissons méthode, trames et rédaction de travail, pas d'avis juridique, de délibération ni de clause contractuelle. Les livrables sont remis dans des formats modifiables avec un guide de mise à jour, pour que vos équipes puissent, notamment, intégrer Alfresco avec des outils cloud pour optimiser la collaboration.
Déroulé de la prestation
Spécification
Nous précisons le livrable attendu, les données d'entrée, le référentiel et les règles de forme exigées par votre administration.
Structure
Nous proposons un plan et une méthode, validés avec vos experts avant de produire.
Première version
Le livrable est produit avec ses hypothèses tracées et ses références aux exigences, puis soumis à votre revue.
Revue et version finale
Vos vérificateurs relisent ; nous intégrons les remarques et livrons la version finale avec sa note de justification. La signature reste la vôtre.
Passation
Nous remettons les sources, les modèles et un mode d'emploi, pour que vos équipes reprennent le livrable sans dépendance.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.
- Registre, analyse d'impact, procédure ou plan de classement préparé avec vos services
- Trame de mise à jour et guide d'usage
- Exemple rempli de référence validé avec le délégué à la protection des données
Format et charge : forfait, 8 à 20 jours. Idéal pour : délégué à la protection des données, archiviste ou responsable de la gestion documentaire qui doit produire ou refondre ses documents de référence. Prérequis de votre côté : liste des services et des traitements, documents existants, correspondants dans les services, disponibilité du délégué à la protection des données pour relire.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Constituer le registre d'une intercommunalité
Une intercommunalité n'a qu'un registre partiel sur le thème Alfresco. Nous organisons des entretiens avec douze services, rédigeons les fiches de traitement avec eux et laissons une trame de mise à jour que le délégué reprend chaque année pour suivre les changements d'activité des services.
Élaborer un plan de classement et un tableau de gestion
Une ville veut classer ses dossiers de manière homogène sur le thème Alfresco. Nous bâtissons avec les services et l'archiviste un plan de classement et un tableau de gestion, testés sur deux directions avant la diffusion, puis ajustés d'après leurs remarques.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment assurez-vous la qualité et la traçabilité du livrable ?
Le livrable sur le thème Alfresco est produit par étapes validées : spécification, structure, première version, revue par vos vérificateurs, version finale avec note de justification. Chaque exigence du référentiel est tracée, les hypothèses et les données d'entrée sont enregistrées, les révisions sont gérées. La charge indicative est de 8 à 20 jours, format forfait. Le livrable est présentable à votre direction ou à l'autorité de contrôle, mais il ne vaut ni avis juridique, ni approbation, ni validation par l'autorité compétente : la signature et la décision restent chez vous. Les documents que vous nous confiez restent dans votre environnement ou dans un espace sécurisé convenu.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation apprend à vos équipes à produire elles-mêmes ; la conception et la réalisation produisent le livrable à votre place, dans les délais du projet. Sur le thème Alfresco, nous recommandons la réalisation lorsque l'échéance ne laisse pas le temps de monter en compétence, et la formation lorsque le besoin est récurrent. La passation en fin de prestation, avec sources et mode d'emploi, permet à vos équipes de reprendre le livrable et prépare une éventuelle formation. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus à la confidentialité des documents et des données qui leur sont confiés.
Accédez-vous à des données personnelles de la collectivité pendant une mission ?
Seulement si la mission l'exige, et autant que possible sur des données anonymisées ou fournies à titre d'exemple. Lorsque nous accédons à des données personnelles pour votre compte sur le thème Alfresco, un contrat conforme à l'article 28 du règlement général sur la protection des données fixe les instructions, la confidentialité, la sécurité, le recours à des sous-traitants ultérieurs et la restitution ou la suppression en fin de mission. Nous n'hébergeons pas de données de santé et nous restituons les livrables et les données dans des formats ouverts.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres types de prestation sur le thème Alfresco
- Audit de conformité RGPD et du système d'archivage et de gestion documentaire (Alfresco)
- Conseil en gouvernance des données personnelles, en records management et en archivage (Alfresco)
- Déploiement ou migration d'une GED, d'un système d'archivage ou d'une suite collaborative (Alfresco)
- Accompagnement du délégué à la protection des données et des archivistes (Alfresco)
- Découvrir Alfresco pour débuter dans la gestion documentaire
