Audit de conformité RGPD et du système d'archivage et de gestion documentaire (LaSuite Tchap)

Nous auditons, sous l'angle du thème LaSuite Tchap, la manière dont votre collectivité traite ses données personnelles et gère ses documents : registre, information des personnes, contrats avec les sous-traitants, durées de conservation, sécurité, circuit des documents depuis leur création jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives. Nous interrogeons des services échantillons et nous confrontons ce que nous constatons au règlement général sur la protection des données, à la loi Informatique et Libertés et au code du patrimoine, dans les services des collectivités et des administrations qui traitent des données personnelles et produisent des archives publiques, où le délégué à la protection des données, l'archiviste et la direction des systèmes d'information doivent travailler ensemble.

Le rapport présente les écarts, la preuve attendue pour chacun et les actions, avec leur ordre et leur pilote. Il est écrit pour le délégué à la protection des données, l'archiviste et la direction générale, et il s'organise autour de l'objectif de maîtriser Outlook pour optimiser la communication en équipes. C'est un audit de conseil : il ne vaut ni avis juridique, ni décision de conformité, ni visa d'élimination, qui relève de l'autorité de contrôle.

Déroulé de la prestation

1. Cadrage

   Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.

2. Lecture documentaire

   Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème LaSuite Tchap, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.

3. Entretiens et observation

   Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.

4. Analyse des écarts

   Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.

5. Restitution

   Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à vos élus ou à l'autorité de contrôle.

• Rapport d'audit avec écarts, preuves attendues et actions proposées
• Revue du registre, des durées de conservation et du circuit des archives
• Plan d'actions présenté au délégué à la protection des données et à la direction générale

Format et charge : forfait, 5 à 12 jours. Idéal pour : délégué à la protection des données, archiviste ou responsable de la gestion documentaire qui veut un état des lieux avant un contrôle ou une refonte de sa politique. Prérequis de votre côté : registre des traitements, règles de conservation ou tableau de gestion, politique de sécurité, accès à des services échantillons et aux locaux d'archives.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.